stanovující způsob evidence návykových látek v lékárnách
Představenstvo ČLK na svém zasedání dne 14. května 1999 přijalo následující závazné stanovisko k výkonu povolání, k jejichž vydání je oprávněno ustanovením § 2 odst. 2 písm. i/ zákona ČNR č. 220/ 1991 Sb. o České lékařské komoře, České stomatologické komoře a České lékárnické komoře.
Závazné stanovisko č. 3/1999 stanovující způsob evidence návykových látek v lékárnách podle příloh č. 1 a č. 5 zákona č. 167/ 98 Sb.
Lékárna vede záznamy o příjmu, výdeji a stavu zásob návykových látek uvedených v přílohách č. 1 a č. 5 zákona č.167/98 Sb. včetně přípravků je obsahujících (dále jen NL) v evidenčních knihách odpovídajících vyhl.č. 304/98 Sb.(dále jen "kniha"). Každá kniha se označí názvem lékárny, adresou, obchodním jménem a sídlem provozovatele, jde-li o právnickou osobu, nebo jménem, příjmením a bydlištěm, jde-li o fyzickou osobu. Dále se uvede jméno, příjmení a bydliště osob, které vedou evidenční záznamy, včetně jejich podpisového vzoru a uvedení data, od kterého zápisy provádějí. Uvede se i datum, od kdy je tato kniha používána i datum vyřazení z používání, počet listů v knize a uvedení čísla prvního a posledního listu. Podle potřeb lékárny a jejího organizačního členění je možné použít i více knih pro jednu lékárnu, v každé knize se potom uvede, pro kterou část nebo činnost lékárny je kniha využívána. Každá kniha se označí evidenčním číslem, tj. pořadovým číslem knihy v lékárně.
V záznamu se zapíší v předtisku hlavičky na vnitřní straně desek do sloupců 5 a dalších léčivé látky a léčivé přípravky podléhající evidenci, které lékárna připravuje nebo má na skladě. Zároveň se zde vyznačí jednotky množství, v nichž je evidence vedena. U léčivých látek je jednotkou množství jeden gram, u hromadně vyráběných léčivých přípravků je možné zvolit mezi 2 alternativami - buď jako jednotku množství používat jedno originální balení (velikost balení se uvede v názvu HVLP), nebo rozličně dle lékových forem (u dělených lékových forem jedna tableta, jedna tobolka, jedna ampule, jeden čípek, jedna "náplast", u nedělených 1ml roztoku či kapek, jeden gram masti apod.)
Veškeré záznamy musí být do knihy zapisovány čitelně, a to při příjmu a při inventuře červeně, při výdeji pak modře. V případě opravy se původní záznam přeškrtne tak, aby zůstal čitelný původní zápis, opravený záznam podepíše opravující osoba a uvede datum opravy.
Záznamy se provádějí v den, kdy pohyb nastal, a to vždy s uvedením pořadového čísla dokladu ve sloupci 1 (chronologické číslování v rámci kalendářního roku - zvlášť se číslují příjmy, zvlášť výdeje), data výdeje nebo příjmu, u příjmu názvu a adresy dodavatele, u výdeje na lékařský předpis jména a adresy předpisujícího lékaře i nemocného (pro jeden příjem nebo výdej je možné ve sloupci 3 a 4 v případě potřeby použít více řádků), u výdeje na žádanku jména (názvu) a adresy příjemce/zdravotnického zařízení. V případě výdeje na žádanky pro vlastní zdravotnické zařízení není nutné adresu uvádět.
Na množství NL potřebné k provedení předepsaných fyzikálně chemických zkoušek se vystaví protokol, který je dokladem o výdeji NL.
Inventura
Na konci kalendářního měsíce se provede inventura. Poslední zápis v daném měsíci červeně podtrhne a do dalších řádek se červeně zapíše
na 1. řádek: "Stav k ......." (uvede se první den daného měsíce, tj. např. 1.2.1999) a evidenční stav k 1. dni měsíce, k jehož konci se inventura provádí
na 2. řádek: "Příjmy celkem" a součet příjmů za daný měsíc
na 3. řádek: "Výdeje celkem" a součet výdajů za daný měsíc
na 4. řádek: "Stav k ........" (uvede se poslední den daného měsíce) a uvede evidenční stav k poslednímu dni daného měsíce
Prázdná políčka ve 4. řádku se proškrtnou.
Tento konečný evidenční stav se porovná s fyzickým stavem evidovaných NL. Pokud evidenční stav a fyzický stav souhlasí, uvede se datum a podepíše pověřený pracovník odpovědný za vedení evidence NL a vedoucí lékárník (nevede-li evidenční záznamy sám) na potvrzení správnosti údajů. Pokud se zjistí inventurní rozdíly, vyhotoví se samostatný inventurní zápis, včetně zdůvodnění rozdílu. Inventurou zjištěné fyzické stavy představují počáteční evidenční stav následujícího měsíce. Inventuru je nutno provést i tehdy, pokud během daného kalendářního měsíce nedošlo k žádným pohybům NL, v tomto případě se uvede v jednom řádku konečný evidenční stav NL, poznámka "Stav nezměněn" a podpisy stvrzující provedení inventury (viz výše).
Popíše-li se strana během měsíce, sečtou se do spodních převodových řádek všechny příjmy a všechny výdeje od počátku tohoto měsíce. Tyto součty příjmů a součty výdejů od počátku měsíce se zapíší do záhlaví další strany.
Dopíše-li se kniha před koncem měsíce, provede se uzavření období stejným způsobem jako při inventuře a konečné evidenční stavy se zapíší jako počáteční zásoba červeně do prvního řádku prvního listu nové knihy. V ukončované knize se uvede evidenční číslo knihy, do které se evidence převádí, stejně tak se v nové knize uvede evidenční číslo knihy, ze které se evidence převádí.
Dopíše-li se kniha koncem měsíce, zapíše se stav koncem měsíce jako počáteční zásoba červeně do první řádky prvního listu nové knihy.
Všechny doklady o příjmu a výdeji omamných látek nebo psychotropních látek, týkající se běžného roku, musí být ukládány, a to rozděleně do dvou skupin, zvlášť doklady o výdeji a zvlášť doklady o příjmu.
Doklady v každé skupině jsou uspořádány chronologicky a samostatně v každé skupině pořadově číslovány vždy od čísla 1 od počátku každého kalendářního roku.
Po skončení každého kalendářního roku se doklady uzavřou a archivují v zalepené obálce nebo balíčku viditelně opatřených razítkem lékárny přes přelepovací pásky, označené slovy "Doklady o příjmu a výdeji návykových látek za rok ….", podepsané pracovníkem odpovědným za vedení evidence a vedoucím lékárníkem, pokud nevede evidenci sám. Doklady se archivují po dobu 5 let ode dne zápisu či uzavření dokladu. Popsané knihy se též archivují po dobu 5 let ode dne provedení posledního zápisu.
K dokladům se rovněž přikládají inventurní protokoly o rozdílech mezi skutečným a evidenčním stavem a dále protokoly o zneškodnění NL.
Poznámka:
Lékárny mohou do doby dopsání pokračovat v zápisech ve stávajících knihách.
Závazné stanovisko č. 3/1999 stanovující způsob evidence návykových látek v lékárnách podle příloh č. 1 a č. 5 zákona č. 167/ 98 Sb.
Lékárna vede záznamy o příjmu, výdeji a stavu zásob návykových látek uvedených v přílohách č. 1 a č. 5 zákona č.167/98 Sb. včetně přípravků je obsahujících (dále jen NL) v evidenčních knihách odpovídajících vyhl.č. 304/98 Sb.(dále jen "kniha"). Každá kniha se označí názvem lékárny, adresou, obchodním jménem a sídlem provozovatele, jde-li o právnickou osobu, nebo jménem, příjmením a bydlištěm, jde-li o fyzickou osobu. Dále se uvede jméno, příjmení a bydliště osob, které vedou evidenční záznamy, včetně jejich podpisového vzoru a uvedení data, od kterého zápisy provádějí. Uvede se i datum, od kdy je tato kniha používána i datum vyřazení z používání, počet listů v knize a uvedení čísla prvního a posledního listu. Podle potřeb lékárny a jejího organizačního členění je možné použít i více knih pro jednu lékárnu, v každé knize se potom uvede, pro kterou část nebo činnost lékárny je kniha využívána. Každá kniha se označí evidenčním číslem, tj. pořadovým číslem knihy v lékárně.
V záznamu se zapíší v předtisku hlavičky na vnitřní straně desek do sloupců 5 a dalších léčivé látky a léčivé přípravky podléhající evidenci, které lékárna připravuje nebo má na skladě. Zároveň se zde vyznačí jednotky množství, v nichž je evidence vedena. U léčivých látek je jednotkou množství jeden gram, u hromadně vyráběných léčivých přípravků je možné zvolit mezi 2 alternativami - buď jako jednotku množství používat jedno originální balení (velikost balení se uvede v názvu HVLP), nebo rozličně dle lékových forem (u dělených lékových forem jedna tableta, jedna tobolka, jedna ampule, jeden čípek, jedna "náplast", u nedělených 1ml roztoku či kapek, jeden gram masti apod.)
Veškeré záznamy musí být do knihy zapisovány čitelně, a to při příjmu a při inventuře červeně, při výdeji pak modře. V případě opravy se původní záznam přeškrtne tak, aby zůstal čitelný původní zápis, opravený záznam podepíše opravující osoba a uvede datum opravy.
Záznamy se provádějí v den, kdy pohyb nastal, a to vždy s uvedením pořadového čísla dokladu ve sloupci 1 (chronologické číslování v rámci kalendářního roku - zvlášť se číslují příjmy, zvlášť výdeje), data výdeje nebo příjmu, u příjmu názvu a adresy dodavatele, u výdeje na lékařský předpis jména a adresy předpisujícího lékaře i nemocného (pro jeden příjem nebo výdej je možné ve sloupci 3 a 4 v případě potřeby použít více řádků), u výdeje na žádanku jména (názvu) a adresy příjemce/zdravotnického zařízení. V případě výdeje na žádanky pro vlastní zdravotnické zařízení není nutné adresu uvádět.
Na množství NL potřebné k provedení předepsaných fyzikálně chemických zkoušek se vystaví protokol, který je dokladem o výdeji NL.
Inventura
Na konci kalendářního měsíce se provede inventura. Poslední zápis v daném měsíci červeně podtrhne a do dalších řádek se červeně zapíše
na 1. řádek: "Stav k ......." (uvede se první den daného měsíce, tj. např. 1.2.1999) a evidenční stav k 1. dni měsíce, k jehož konci se inventura provádí
na 2. řádek: "Příjmy celkem" a součet příjmů za daný měsíc
na 3. řádek: "Výdeje celkem" a součet výdajů za daný měsíc
na 4. řádek: "Stav k ........" (uvede se poslední den daného měsíce) a uvede evidenční stav k poslednímu dni daného měsíce
Prázdná políčka ve 4. řádku se proškrtnou.
Tento konečný evidenční stav se porovná s fyzickým stavem evidovaných NL. Pokud evidenční stav a fyzický stav souhlasí, uvede se datum a podepíše pověřený pracovník odpovědný za vedení evidence NL a vedoucí lékárník (nevede-li evidenční záznamy sám) na potvrzení správnosti údajů. Pokud se zjistí inventurní rozdíly, vyhotoví se samostatný inventurní zápis, včetně zdůvodnění rozdílu. Inventurou zjištěné fyzické stavy představují počáteční evidenční stav následujícího měsíce. Inventuru je nutno provést i tehdy, pokud během daného kalendářního měsíce nedošlo k žádným pohybům NL, v tomto případě se uvede v jednom řádku konečný evidenční stav NL, poznámka "Stav nezměněn" a podpisy stvrzující provedení inventury (viz výše).
Popíše-li se strana během měsíce, sečtou se do spodních převodových řádek všechny příjmy a všechny výdeje od počátku tohoto měsíce. Tyto součty příjmů a součty výdejů od počátku měsíce se zapíší do záhlaví další strany.
Dopíše-li se kniha před koncem měsíce, provede se uzavření období stejným způsobem jako při inventuře a konečné evidenční stavy se zapíší jako počáteční zásoba červeně do prvního řádku prvního listu nové knihy. V ukončované knize se uvede evidenční číslo knihy, do které se evidence převádí, stejně tak se v nové knize uvede evidenční číslo knihy, ze které se evidence převádí.
Dopíše-li se kniha koncem měsíce, zapíše se stav koncem měsíce jako počáteční zásoba červeně do první řádky prvního listu nové knihy.
Všechny doklady o příjmu a výdeji omamných látek nebo psychotropních látek, týkající se běžného roku, musí být ukládány, a to rozděleně do dvou skupin, zvlášť doklady o výdeji a zvlášť doklady o příjmu.
Doklady v každé skupině jsou uspořádány chronologicky a samostatně v každé skupině pořadově číslovány vždy od čísla 1 od počátku každého kalendářního roku.
Po skončení každého kalendářního roku se doklady uzavřou a archivují v zalepené obálce nebo balíčku viditelně opatřených razítkem lékárny přes přelepovací pásky, označené slovy "Doklady o příjmu a výdeji návykových látek za rok ….", podepsané pracovníkem odpovědným za vedení evidence a vedoucím lékárníkem, pokud nevede evidenci sám. Doklady se archivují po dobu 5 let ode dne zápisu či uzavření dokladu. Popsané knihy se též archivují po dobu 5 let ode dne provedení posledního zápisu.
K dokladům se rovněž přikládají inventurní protokoly o rozdílech mezi skutečným a evidenčním stavem a dále protokoly o zneškodnění NL.
Poznámka:
Lékárny mohou do doby dopsání pokračovat v zápisech ve stávajících knihách.
Související články
Výkladové stanovisko představenstva České lékárnické komory k některým otázkám vyhodnocení cyklu celoživotního vzdělávání 2020-2023
Výkladové stanovisko představenstva České lékárnické komory k některým otázkám vyhodnocení cyklu celoživotního vzdělávání 2020-2023
Stanovisko představenstva České lékárnické komory k provádění generické substituce v zařízeních lékárenské péče
Aktualizace stanoviska ČLnK schváleného dne 15. 8. 2008.
Stanovisko České lékárnické komory – Vzorový provozní řád pokytovatele zdravotních služeb v oboru lékárenské péče
Česká lékárnická komora připravila ve spolupráci s Ministerstvem zdravotnictví ČR a Krajskými hygienickými stanicemi nový vzorový Provozní řád poskytovatele zdravotních služeb lékárenské péče.
